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在香港舉行常年股東大會

按照字面意思，常年股東大會（AGM）是一項法定要求。公司董事或股東將參與這項強制性的年度會議，以討論公司的財務報告、業務績效或戰略。與其他很多轄區一樣，香港公司必須每年舉行一次常年股東大會。新的《公司條例》規定，公司必須在其每個財政年度（而不是每個日曆年度）在香港召開常年股東大會（在香港舉行常年股東大會）。根據新的公司條例，賬目查詢期或會計參照期（accounting reference period）是用於確定準備公司財務報表的時距。

具體來說，公司的年度股東大會必須在以下期間召開：

• 會計參照期結束後的9個月–適用於擔保有限責任公司，或上市公司的私人公司（非子公司）。
• 會計參照期結束後的6個月–適用於其他類型公司。

如果公司是第一次有會計參照期，並且超過12個月，則必須在以下期間舉行公司的年度股東大會：

• 擔保有限責任公司，或上市公司的私人公司（非子公司），常年股東大會必須在其成立一周年之後的9個月，或會計參照期結束後的3個月內舉行（以較晚者為準）。
• 至於其他類型的公司，其常年股東大會必須在公司成立一周年之日後六個月舉行； 或會計參照期結束後3個月（以較晚者為準）。

根據新的《公司條例》第584條文的規定，公司可以藉助通訊科技視訊，在兩個或兩個以上的地方舉行股東大會，該技術使不在現場的成員可以在同一地點的會議上聆聽、發言和投票（以其條款的任何規定為準）。

 

豁免舉行常年股東大會（AGM）

新的《公司條例》還規定了豁免公司舉行常年股東大會的條件：

• 根據第612（1）條文規定， 如果在常年股東大會上必須完成的所有工作，均以書面決議方式完成，並且已經把原本需要在會議上提交或出示的文件副本分發給公司的每個成員（書面決議的分發日或之前）。
• 根據第612（2）(a）條文的規定，只有單個成員的公司無需舉行常年股東大會。
• 根據第613條文的規定，公司可以通過書面決議或所有成員通過的大會決議來免除舉行常年股東大會。
• 根據第611章的規定，處於休眠狀態的公司無需舉行常年股東大會。

 

常年股東大會（AGM）通告

公司必須至少提前21天通知其成員（在任何其他情況下，有限公司的通知期至少是14天，而無限公司的通知期至少是7天）。公司的公司章程可能需要更長的通知期限。

 

代表：權利和義務

代表人是指參加常年股東大會，並代表公司成員投票的人。所有成員（包括有限責任公司的成員，只有在現行製度的條款中規定的情況下才有權指定代表）具有委任代表的法定權利。

新《公司條例》為委任代表的事宜制定了一套新規則：

• 根據第596（1）條文，委任另一人作為代表的權利適用於所有公司。
• 第596（2）條文規定，擔保有限公司只能將其代表人選限制在公司成員的範圍。
• 如果公司有股本，第596（3）條文允許委任多個代表。
• 第598章規定，在要求進行民意調查的情況下，必須為指定的代表定下通知期。
• 第599章允許，委任和終止代理的通知，皆可以通過電子方式發送給公司。
• 第601章規定，公司發布的代表委任書必須允許會員指示代表投票，以贊成或反對每項決議。
• 根據第608章，公司的章程細則可以授予其成員或代表更多的權利。

 

不召開常年股東大會

公司可以要求不召開常年股東大會，這可以通過任何書面決議，或在全體成員大會決議通過。決議案通過後，香港公司無須在該決議案所涉及的財政年度舉行常年股東大會。但是，公司必須將所有需要在常年股東大會上提交的文件（例如財務報表、董事報告和審計報告）分發給成員。