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在香港举行常年股东大会

香港的常年股东大会（AGM）按照字面意思，常年股东大会（AGM）是一项法定要求。公司董事或股东将参与这项强制性的年度会议，以讨论公司的财务报告、业务绩效或战略。与其他很多辖区一样，香港公司必须每年举行一次常年股东大会。新的《公司条例》规定，公司必须在其每个财政年度（而不是每个日历年度）在香港召开常年股东大会（在香港举行常年股东大会）。根据新的公司条例，账目查询期或会计参照期（accounting reference period）是用于确定准备公司财务报表的时距。

具体来说，公司的年度股东大会必须在以下期间召开：

  • 会计参照期结束后的9个月–适用于担保有限责任公司，或上市公司的私人公司（非子公司）。
  • 会计参照期结束后的6个月–适用于其他类型公司。

如果公司是第一次有会计参照期，并且超过12个月，则必须在以下期间举行公司的年度股东大会：

  • 担保有限责任公司，或上市公司的私人公司（非子公司），常年股东大会必须在其成立一周年之后的9个月，或会计参照期结束后的3个月内举行（以较晚者为准）。
  • 至于其他类型的公司，其常年股东大会必须在公司成立一周年之日后六个月举行； 或会计参照期结束后3个月（以较晚者为准）。

根据新的《公司条例》第584条文的规定，公司可以借助通讯科技视讯，在两个或两个以上的地方举行股东大会，该技术使不在现场的成员可以在同一地点的会议上聆听、发言和投票（以其条款的任何规定为准）。

 

豁免举行常年股东大会（AGM）

新的《公司条例》还规定了豁免公司举行常年股东大会的条件：

  • 根据第612（1）条文规定， 如果在常年股东大会上必须完成的所有工作，均以书面决议方式完成，并且已经把原本需要在会议上提交或出示的文件副本分发给公司的每个成员（书面决议的分发日或之前）。
  • 根据第612（2）(a）条文的规定，只有单个成员的公司无需举行常年股东大会。
  • 根据第613条文的规定，公司可以通过书面决议或所有成员通过的大会决议来免除举行常年股东大会。
  • 根据第611章的规定，处于休眠状态的公司无需举行常年股东大会。

 

 常年股东大会（AGM）通告

公司必须至少提前21天通知其成员（在任何其他情况下，有限公司的通知期至少是14天，而无限公司的通知期至少是7天）。公司的公司章程可能需要更长的通知期限。

 

代表：权利和义务

代表人是指参加常年股东大会，并代表公司成员投票的人。所有成员（包括有限责任公司的成员，只有在现行制度的条款中规定的情况下才有权指定代表）具有委任代表的法定权利。

新《公司条例》为委任代表的事宜制定了一套新规则：

  • 根据第596（1）条文，委任另一人作为代表的权利适用于所有公司。
  • 第596（2）条文规定，担保有限公司只能将其代表人选限制在公司成员的范围。
  • 如果公司有股本，第596（3）条文允许委任多个代表。
  • 第598章规定，在要求进行民意调查的情况下，必须为指定的代表定下通知期。
  • 第599章允许，委任和终止代理的通知，皆可以通过电子方式发送给公司。
  • 第601章规定，公司发布的代表委任书必须允许会员指示代表投票，以赞成或反对每项决议。
  • 根据第608章，公司的章程细则可以授予其成员或代表更多的权利。

香港的常年股东大会（AGM）

 

不召开常年股东大会

公司可以要求不召开常年股东大会，这可以通过任何书面决议，或在全体成员大会决议通过。 决议案通过后，香港公司无须在该决议案所涉及的财政年度举行常年股东大会。但是，公司必须将所有需要在常年股东大会上提交的文件（例如财务报表、董事报告和审计报告）分发给成员。